Introductie
Veel gebruikers maken nog steeds gebruik van File Explorer (Bestandsverkenner) om door hun bestanden te bladeren en deze te openen. Als gebruiker van Microsoft 365 weet je dat je bestanden op verschillende locaties kunnen staan: SharePoint/Teams en OneDrive. Het gebruik van OneDrive shortcuts helpt om het werken met bestanden in SharePoint/Teams gemakkelijker te maken.
Waarom OneDrive Shortcuts Gebruiken?
De functie “Shortcut to OneDrive” in SharePoint of Teams stelt gebruikers in staat om snelkoppelingen te maken naar bestanden en mappen die zich in SharePoint-documentbibliotheken of Teams-bestanden bevinden. Deze snelkoppelingen verschijnen vervolgens in de OneDrive-map van de gebruiker, waardoor ze gemakkelijk toegankelijk zijn vanuit de OneDrive-interface zonder dat de gebruiker door de originele SharePoint- of Teams-structuur hoeft te navigeren. Dit vereenvoudigt de toegang tot vaak gebruikte bestanden en bevordert de samenwerking door belangrijke documenten op één centrale plaats beschikbaar te maken.
Voordelen van het Gebruik van “Shortcut to OneDrive”
- Gemakkelijke Toegang: Gebruikers hebben snelle toegang tot belangrijke documenten zonder door complexe SharePoint- of Teams-mappen te navigeren. Dit bespaart tijd en vergemakkelijkt efficiëntie.
- Opslagruimte Besparen: Door geen lokale kopieën van bestanden te downloaden, bespaart de gebruiker opslagruimte op de harde schijf. Dit is vooral nuttig voor gebruikers met beperkte opslagcapaciteit.
- Integratie met OneDrive-app: De snelkoppelingen verschijnen in de OneDrive-app, waardoor gebruikers een consistente ervaring hebben bij het werken met hun documenten, ongeacht waar deze zich bevinden. Dit kan de productiviteit verhogen door een gestroomlijnde workflow te bevorderen.
Wat is het Verschil met Sync in SharePoint/Teams?
Het verschil tussen de “Shortcut to OneDrive”-functie en de “Sync”-functie in SharePoint ligt in de manier waarop ze werken. De “Sync”-functie downloadt een kopie van de SharePoint-bestanden naar de lokale schijf van de gebruiker, waardoor ze offline toegankelijk zijn en automatisch worden gesynchroniseerd wanneer er wijzigingen worden aangebracht. “Shortcut to OneDrive” daarentegen maakt alleen een verwijzing naar de bestanden zonder ze lokaal te downloaden, waardoor opslagruimte op de lokale schijf wordt bespaard en de gebruiker altijd met de meest recente versie van het bestand werkt.
Maak Gebruik van de OneDrive App
De OneDrive-app is handig voor het zoeken en openen van bestanden. Je kunt het gebruiken via een webbrowser of in Teams. De app geeft een overzicht van je persoonlijke bestanden en de bestanden van je teams. Daarnaast biedt de OneDrive-app de mogelijkheid om bestanden te delen en samen te werken met anderen. Gebruikers kunnen eenvoudig links naar bestanden verzenden of de toegang beheren door machtigingen in te stellen. Dit maakt het delen van informatie zowel veilig als gemakkelijk, wat bijdraagt aan een efficiëntere samenwerking binnen teams.
Tot slot, door de integratie van OneDrive met andere Microsoft 365-apps, zoals Word, Excel en PowerPoint, kunnen gebruikers direct vanuit deze applicaties bestanden openen en opslaan in hun OneDrive. Dit zorgt voor een naadloze overgang tussen verschillende tools en bevordert een efficiëntere werkomgeving.
